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Titel
Text copied to clipboard!Empfangsmitarbeiter
Beschreibung
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Wir suchen einen Empfangsmitarbeiter, der als erste Anlaufstelle für Besucher und Kunden fungiert. In dieser Rolle sind Sie für die Begrüßung, Registrierung und Weiterleitung von Gästen sowie für die Verwaltung von Telefonanrufen und Posteingängen verantwortlich. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf am Empfangsbereich und unterstützen das Team bei administrativen Aufgaben. Ein freundliches Auftreten, organisatorisches Geschick und Kommunikationsfähigkeit sind entscheidend, um eine positive Erfahrung für Besucher und Mitarbeiter zu gewährleisten. Zudem koordinieren Sie Termine, verwalten Besucherausweise und arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um Informationen effizient weiterzuleiten. Die Position erfordert Diskretion, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem professionellen Umfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Begrüßung und Empfang von Besuchern und Kunden
- Telefonische und schriftliche Kommunikation mit externen und internen Ansprechpartnern
- Verwaltung und Koordination von Terminen und Besprechungsräumen
- Bearbeitung der Postein- und -ausgänge
- Führung von Besucherlisten und Ausgabe von Besucherausweisen
- Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Sicherstellung eines ordentlichen und repräsentativen Empfangsbereichs
- Weiterleitung von Anfragen an zuständige Abteilungen
- Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen
- Einhaltung von Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Empfangs- oder Kundenservicebereich von Vorteil
- Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
- Freundliches und professionelles Auftreten
- Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Teamfähigkeit und Flexibilität
- Diskretion und Zuverlässigkeit
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
- Grundkenntnisse in Englisch sind von Vorteil
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Empfangsbereich?
- Wie gehen Sie mit schwierigen Besuchern um?
- Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag?
- Welche Softwareprogramme beherrschen Sie?
- Wie stellen Sie sicher, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben?
- Wie reagieren Sie auf unerwartete Situationen am Empfang?
- Warum interessieren Sie sich für diese Position?
- Wie würden Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten beschreiben?
